DIY: 10 Expertentipps für deine Unternehmens-Telefonansage sowie häufigste Fehler

Die Aufnahme einer eigenen UnternehmensTelefonansage ist eine hervorragende Möglichkeit, den ersten Kontakt mit Kunden zu gestalten. Eine gut durchdachte Ansage kann nicht nur einen professionellen Eindruck hinterlassen, sondern auch wichtige Informationen effektiv vermitteln – wenn sich diese “gut” anhört. In diesem Leitfaden zeige ich dir, wie du selbst eine ansprechende und wirkungsvolle Telefonansage für dein Unternehmen erstellen kannst.

Es ist wichtig zu verstehen, dass deine Telefonansage oft den ersten Eindruck deines Unternehmens prägt. Daher solltest du sie sorgfältig vorbereiten und aufnehmen, um sicherzustellen, dass sie die Werte und den Charakter deines Unternehmens widerspiegelt. Die folgenden Abschnitte enthalten praktische Tipps und Anleitungen, die dir dabei helfen werden, eine einladende und informative Ansage zu gestalten.

Schauen wir uns zuerst die häufigsten Fehler an, wenn “schnell” mal selbst eine Telefonansage aufgenommen wird.

Die 5 häufigsten Fehler bei Telefonansagen und wie man sie vermeidet

Was sind die 5 häufigsten Fehler bei Telefonansagen?

1. Überladen mit Informationen: Wenn du zu viele Informationen auf einmal bereitstellst, kannst du Anrufer leicht überfordern. Halte die Ansage daher kurz und prägnant, damit die Anrufer die wichtigsten Informationen schnell erfassen können. Konzentriere dich auf das Wesentliche, wie Kontaktinformationen und Betriebszeiten.
2. Verwendung von Jargon oder Fachsprache: Branchenspezifischer Jargon oder Fachsprache kann für Außenstehende verwirrend sein. Es ist besser, eine einfache und klare Sprache zu verwenden, die jeder leicht verstehen kann. Das stellt sicher, dass deine Botschaft für alle Anrufer zugänglich ist.
3. Unfreundlicher Ton: Der Tonfall der Ansage kann einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung deines Unternehmens durch die Anrufer haben. Eine unfreundlich klingende Ansage kann potenzielle Kunden abschrecken. Verwende eine warme, freundliche und einladende Tonlage, um eine positive Atmosphäre zu schaffen.
4. Technische Probleme: Hintergrundgeräusche, schlechte Audioqualität oder abgehackte Aufnahmen können den professionellen Eindruck deiner Ansage beeinträchtigen. Stelle sicher, dass die Aufnahme in einer ruhigen Umgebung mit gutem Equipment erfolgt, um eine klare und störungsfreie Wiedergabe zu gewährleisten.
5. Veraltete oder irrelevante Informationen: Eine Ansage, die veraltete Informationen enthält, kann Verwirrung stiften und das Vertrauen in dein Unternehmen mindern. Es ist wichtig, die Ansage regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell und relevant sind. Dies zeigt auch, dass dein Unternehmen aktiv und kundenorientiert ist.

Folgen einer unprofessionellen Telefonansage für Unternehmen

1. Schlechter erster Eindruck: Die Telefonansage ist oft der erste Kontakt zwischen einem Unternehmen und einem potenziellen Kunden. Eine unprofessionelle oder verwirrende Ansage kann einen schlechten ersten Eindruck hinterlassen und das Bild des Unternehmens negativ beeinflussen.
2. Verlorene Geschäftsmöglichkeiten: Wenn Anrufer durch eine schlechte Ansage frustriert oder verwirrt werden, können sie dazu neigen, aufzulegen und es möglicherweise bei einem Konkurrenten zu versuchen. Das kann dazu führen, dass Geschäftsmöglichkeiten verloren gehen.
3. Kundenunzufriedenheit: Eine Ansage, die nicht klar über wichtige Informationen wie Öffnungszeiten, Kontaktmöglichkeiten oder Dienstleistungen informiert, kann zu Unzufriedenheit bei den Kunden führen. Dies kann sich auf die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung negativ auswirken.
4. Kommunikationsbarrieren: Der Einsatz von Fachjargon oder eine übermäßig komplizierte Sprache kann Barrieren schaffen, die es einigen Kunden schwer machen, die Informationen zu verstehen, die sie benötigen.
5. Unprofessionelles Unternehmensimage: Eine schlecht aufgenommene Ansage, sei es durch schlechte Tonqualität, Hintergrundgeräusche oder eine monotone Stimme, kann den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen unprofessionell ist oder wenig Wert auf Kundenbetreuung legt.
6. Effizienzverlust: Wenn die Telefonansage nicht effektiv gestaltet ist, um Anrufer schnell und effizient an die richtige Abteilung oder den richtigen Ansprechpartner zu leiten, kann dies zu einem Verlust an betrieblicher Effizienz führen, da mehr Zeit für die manuelle Weiterleitung von Anrufen benötigt wird.

Jetzt wissen wir also, welche Fehler beim selbst-Aufnehmen vermieden werden sollen, und was die Folgen davon sein können.

10 Tipps für die perfekte Ansage

Die perfekte Telefonansage aufzunehmen, bedeutet, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und gleichzeitig den Anrufern wichtige Informationen zu vermitteln. Einige Tipps umfassen das Vorschreiben des Textes, die Auswahl einer geeigneten Umgebung für die Aufnahme und die regelmäßige Aktualisierung der Ansage. Diese Maßnahmen erhöhen die Chance, dass Anrufer sich gut betreut fühlen und bei Bedarf ans Telefon zurückkehren.

1. Text vorbereiten für Klarheit und Effektivität: Schreibe den Text vor der Aufnahme, um Sicherheit zu haben und sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind. Dies verbessert den Fluss und die Verständlichkeit deiner Ansage.
2. Sachlich und freundlich bleiben: Es ist wichtig, sachlich zu bleiben, dabei aber eine freundliche und einladende Atmosphäre zu schaffen. Ein freundlicher Gruß und Informationen über deine Erreichbarkeit können den richtigen Ton setzen.
3. Floskeln vermeiden und auf den Punkt kommen: Vermeide gängige Einleitungen wie “Dies ist der automatische Anrufbeantworter” und konzentriere dich darauf, die notwendigen Informationen effizient und direkt zu vermitteln.
4. Die richtige Umgebung wählen: Wähle eine ruhige Umgebung für die Aufnahme, um Hintergrundgeräusche zu minimieren und die Tonqualität zu verbessern. Dies vermittelt Professionalität und Respekt gegenüber dem Anrufer.
5. Klar und verständlich sprechen: Achte darauf, dass du deutlich und verständlich sprichst. Dies erleichtert es den Anrufern, die Informationen zu erfassen und zu verstehen.
6. Mit einem Lächeln sprechen: Ein Lächeln ist auch durch die Stimme hörbar und kann eine positive Stimmung übertragen, was die Ansage angenehmer für den Anrufer macht.
7. Körperspannung halten und Empathie zeigen: Deine Körperspannung und deine Sprechweise können die Qualität deiner Ansage beeinflussen. Eine selbstbewusste und empathische Stimme kann dabei helfen, eine positive Beziehung zu den Anrufern aufzubauen.
8. Ansage regelmäßig aktualisieren: Halte deine Ansage aktuell, insbesondere bei Änderungen der Öffnungszeiten oder besonderen Ereignissen. Dies zeigt, dass du Wert auf Kommunikation legst und stets bemüht bist, für deine Anrufer da zu sein.
9. Professionelles Equipment verwenden: Beginne mit der Auswahl des richtigen Mikrofons und der passenden Aufnahmesoftware, um eine klare und qualitativ hochwertige Aufnahme zu gewährleisten. Dies verbessert die Verständlichkeit und das Hörerlebnis.
10. Feedback einholen und verbessern: Teste deine Ansage, indem du sie in verschiedenen Umgebungen abspielst und Feedback von anderen einholst. Nutze dieses Feedback, um deine Ansage kontinuierlich zu verbessern.

Mit diesen Tipps kannst du sicherstellen, dass deine Telefonansage professionell klingt und einen positiven ersten Eindruck bei deinen Anrufern hinterlässt.

Abschließende Überlegungen: Warum deine Telefonansage entscheidend ist

Deine Telefonansage ist oft der erste Kontakt, den potenzielle Kunden mit deinem Unternehmen haben. Eine professionell gestaltete Ansage vermittelt nicht nur Professionalität, Kompetenz und Kundennähe, sondern ist auch das Aushängeschild deines Unternehmens. Sie spielt eine entscheidende Rolle dabei, wie dein Unternehmen wahrgenommen wird. Eine ansprechende und gut durchdachte Ansage kann das Markenbild stärken und dazu beitragen, eine positive Beziehung zu deinen Anrufern aufzubauen.

Warum es sich lohnt, einen Experten zu beauftragen

Wenn du dir unsicher bist, ob du selbst eine professionelle Aufnahme erreichen kannst, ist es ratsam, einen Experten zu beauftragen. Regelmäßige Updates und die professionelle Gestaltung der Ansage sind entscheidend, um einen durchweg positiven Eindruck zu hinterlassen. Ein Profi kann sicherstellen, dass deine Ansage immer aktuell und informativ bleibt, was besonders wichtig ist bei Änderungen der Servicezeiten oder speziellen Angeboten. Eine professionelle Ansage sorgt dafür, dass sich deine Kunden gut betreut fühlen und trägt dazu bei, das Image deines Unternehmens als zuverlässig und kundenorientiert zu stärken. Wenn es um das Aushängeschild deines Unternehmens geht, ist professionelle Hilfe eine lohnende Investition, die sich in der Zufriedenheit deiner Kunden und in deinem Unternehmenserfolg widerspiegelt.