Es gibt einige Tipps, die du für effektive geschäftliche Voicemails beachten solltest. Laut einer Studie von Vonage hinterlassen 80% der Anrufer keine Nachricht, wenn sie auf eine zu lange oder unprofessionelle Mailboxansage stoßen.
Um dies zu vermeiden und eine professionelle und ansprechende geschäftliche Voicemail zu gestalten, biete ich als professioneller Audiosprecher maßgeschneiderte Voicemail-Aufnahmen für Unternehmen an.
Eine klare, prägnante und professionell aufgenommene Voicemail kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Anrufer eine Nachricht hinterlassen, und somit die Kundenkommunikation verbessern.
Hier eine kurze Übersicht für dich:
Bei der Aufnahme einer professionellen Mailboxansage solltest du zuerst freundlich grüßen, dann deinen Namen und deine Position nennen und kurz erwähnen, dass du gerade nicht erreichbar bist.
Um eine professionelle Mailbox-Begrüßung zu starten, ist es ratsam, eine freundliche und einladende Anrede zu verwenden. Gebräuchliche Begrüßungen wie ‘Hallo’ oder ‘Guten Tag’ eignen sich gut, um den Anrufern warmherzig zu begegnen. Hier ein Beispiel, wie du deine Mailbox-Begrüßung gestalten kannst:
Beispiel für eine Mailbox-Begrüßung: Hallo, hier spricht [Dein Name] von [Dein Unternehmen]. Es tut mir leid, dass ich deinen Anruf verpasst habe. Bitte hinterlasse deinen Namen, deine Nummer und eine kurze Nachricht, und ich werde so schnell wie möglich zurückrufen. Danke für deinen Anruf und hab einen schönen Tag!
Wenn du deine Voicemail einrichtest, ist es wichtig, deinen Namen und deine Berufsbezeichnung gleich am Anfang zu nennen. Das gibt jedem, der anruft, sofort die Sicherheit, dass er die richtige Person erreicht hat.
Um eine professionelle Mailbox-Ansage zu gewährleisten, erwähne deine Abwesenheit gleich zu Beginn, indem du Phrasen wie ‘Ich bin momentan nicht erreichbar‘ oder ‘Ich kann deinen Anruf zurzeit nicht entgegennehmen’ verwendest. Dieser einfache Schritt informiert Anrufer sofort über deine Nichtverfügbarkeit und setzt klare Erwartungen.
Denke daran, Klarheit und Kürze sind entscheidend, wenn du eine professionelle Nachricht hinterlassen möchtest.
Um Anrufer dazu zu animieren, eine Nachricht zu hinterlassen, ist es wichtig, dass du deinen Namen und den Zweck deines Anrufs deutlich und freundlich kommunizierst.
Beginne deine Mailboxansage mit den Worten: „Hallo, Sie sind verbunden mit [dein Name] bei [dein Unternehmen]. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und eine kurze Nachricht mit dem Grund Ihres Anrufs. Ich werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.“
Diese Informationen gleich zu Beginn anzugeben, motiviert Anrufer dazu, detaillierte Nachrichten zu hinterlassen, was dir wiederum hilft, ihre Anliegen effizient zu bearbeiten.
Achte darauf, deutlich und langsam zu sprechen, damit alle Details korrekt aufgenommen werden. Indem du klare Erwartungen setzt und Anrufer explizit dazu einlädst, eine Nachricht zu hinterlassen, optimierst du die Kommunikation und zeigst Professionalität im Umgang mit ihren Anfragen.
Wenn du eine professionelle Mailboxansage erstellst, solltest du unbedingt klar zum Ausdruck bringen, dass du dich verpflichtest, Nachrichten zügig zu beantworten. Es ist auch hilfreich, eine genaue Zeitangabe zu machen, wann der Anrufer mit einer Antwort rechnen kann, zum Beispiel “Ich werde innerhalb von 24 Stunden zurückrufen.”
Diese Schritte helfen dir dabei, eine effektive und professionelle Mailboxansage zu gestalten.
Um sicherzustellen, dass Anrufer dich oder deine Organisation immer erreichen können, ist es sinnvoll, alternative Kontaktinformationen in deiner professionellen Mailboxansage anzugeben. Wenn möglich, gib eine alternative Kontaktmethode an, wie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse oder eine andere Telefonnummer.
Das Hinzufügen solcher Informationen zeigt deine Professionalität und deine Bereitschaft, Anrufern umgehend zu helfen, was das gesamte Anruferlebnis verbessert. Mach es den Leuten leicht, mit dir in Verbindung zu treten, indem du mehrere Kontaktmöglichkeiten in deiner Mailboxansage bereitstellst.
Bei der Erstellung einer professionellen Mailbox-Ansage ist es wichtig, Dankbarkeit zu zeigen. Bedanke dich am Ende der Nachricht bei deinem Anrufer. Ein freundlicher Abschluss, wie zum Beispiel ‘Ich wünsche dir einen schönen Tag’, ist ebenfalls essenziell.
Diese Elemente sorgen dafür, dass sich Anrufer geschätzt fühlen und hinterlassen einen positiven Eindruck.
Für eine effektive Geschäfts-Sprachnachricht solltest du eine Länge von 20 bis 30 Sekunden anstreben. Diese Dauer ist ideal, da sie kurz genug ist, um die Zeit des Anrufers zu respektieren, aber auch ausreichend, um alle wichtigen Informationen zu übermitteln.
Um einen professionellen und klaren Kommunikationston in geschäftlichen Voicemails zu wahren, ist es wichtig, bestimmte Ausdrücke und Wörter zu vermeiden. Verzichte auf Umgangssprache und Fachjargon, der nicht allgemein verständlich ist. Meide auch Füllwörter wie ‘ähm’ oder ‘weißt du’, da sie die Professionalität deiner Nachricht mindern können.
Negative Formulierungen sollten ebenfalls vermieden werden. Statt ‘Du hast nicht’ oder ‘Du musst’, nutze positive Umformulierungen, die die Kommunikation verbessern.
Verwende keine vagen Ausdrücke, sondern sei spezifisch und klar. Anstelle von direkten Befehlen wie ‘Ruf mich zurück’, formuliere höfliche Bitten, wie ‘Ich würde mich über einen Rückruf freuen, wenn es dir passt.’
Indem du auf respektvolle und professionelle Sprache achtest, verbesserst du dein professionelles Image und förderst eine effektive Geschäftskommunikation.
Nutze meine Stimme für deine geschäftliche Voicemail. Als professioneller Audiosprecher biete ich maßgeschneiderte Voicemail-Aufnahmen an, die deine Anrufer beeindrucken werden. Eine klare, freundliche und professionelle Ansage kann die Kundenbindung verbessern und dein Unternehmen hervorheben. Lass uns gemeinsam dafür sorgen, dass jeder Anruf einen positiven Eindruck hinterlässt. Kontaktiere mich noch heute, um deine perfekte Voicemail zu erstellen.
Zusammenfassung aller Tipps für geschäftliche Voicemails
Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du sicherstellen, dass deine Mailboxnachrichten effektiv sind und bei den Anrufern einen positiven Eindruck hinterlassen.
Hat mein Artikel dein Interesse geweckt? Nutze das Kontaktformular um in kürze ein maßgeschneidertes Angebot zu erhalten, ganz unverbindlich. Lass uns gemeinsam an einer Lösung arbeiten, die dein Unternehmen repräsentiert und deine Kunden beeindruckt
